تستطيع المؤسسة من خلال الاتصال والإعلام، الوصول إلى الجماهير المستهدفة، والتأكد من تحقيق التأثير عليها، على أن تدرك أن إصلاح الصورة يعني مساعدة المؤسسة على تكييف سلوكها، وليس فقط إبراز أفضل شكل إعلامي لها.
هناك فوائد تتحقق من وراء برامج العلاقات العامة، فهي تعمل على ازدياد الفرص لنجاح المؤسسة، ومن ثمَّ توفير ظروف العمل واستطاعته، والاهتمام بالموظف كإنسان له احتياجاته ومتطلباته العديدة، من ترويح ورعاية صحية وثقافية واجتماعية، داخل العمل وخارجه.
ينصبّ عمل المؤسسات الخيرية على خدمة المجتمع وتنميته، والمشاركة في تطويره من خلال تنفيذ المشاريع والبرامج للمسؤولية الاجتماعية، التي تستهدف من ورائها، إيجاد تفاهم بينها وبين المجتمع.
توجّه هذه البرامج لجميع الأفراد الذين يعملون في المؤسسة، بغض النظر عن طبيعة أعمالهم ومواقعهم التنظيمية، كونهم عنصراً فعّالاً ومهماً فيها.
جمع المعلومات والبيانات: إن التخطيط العلمي للحملات الإعلامية، لا بدّ وأن يبدأ بالبحث، وجمع المعلومات، فالبحث هو حجر الأساس الذي يبنى فوقه كافة الجهود الإعلامية، وهو الضمان الرئيسي، لنجاح أي مرحلة إعلامية متواصلة، تبدأ مع بداية الحملة الإعلامية، وتتداخل في كل مرحلة من مراحلها حتى نهايتها.
يجب على ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، أن يتقن الأسس التي تَمرّ بها علمية تنظيم المناسبات الخاصة، فهناك أسس ينبغي أن تكون واضحة في ذهنه، عن أي عقود مناسبة قبل الإعداد لها.
إنَّ شبكة الإنترنت توفر مجموعة من الخدمات، التي تفيد ممارس العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، حيث أصبح الإنترنت حاجة ملحّة لكلّ مؤسسة في وقتنا الحالي، ولا يمكن الترويج ﻷي عمل أو نشاط كان دون استخدام شبكة الإنترنت، كونها سهلة وسريعة وقليلة التكاليف، وتتيح للجميع مشاهدة النشاطات وبأفضل الطرق.
هناك مجموعة من النصائح، بحيث أنَّه إذا التزم بها المتحدث الرسمي، تحقق له الفاعلية، والتأثير المطلوب لدى الجمهور.
من الإرشادات التي تساعد المتحدث الرسمي بمهامه في المؤسسات الخيرية، أن يتحدث وهو يضع في اعتباره مصلحة الجمهور، الحديث بصورة الجماعة؛ ﻷنه لا يمثل نفسه، ولكن المنظمة التي يعمل فيها.
لكي ينجح فريق إدارة المتحدث الرسمي في عمله، لا بدّ أن تكون لدى الفريق معلومات كافية عن قيم وآراء ولغة الجمهور، وأن يكون معروفاً للجمهور، وهذا هو أقصى ما تنشده العلاقات العامة، وهو في الوقت ذاته أصعب وظائفها، وأبعدها عن التحقق في معظم الأحوال.
من أساليب التسويق الاجتماعي في المؤسسات الخيرية، إغراء المتلقين ﻹدراك موضوعات الحملة، وشخصياتها من خلال ترويج الأفكار، والشخصيات ليدرك الأفراد وجودها عن طريق الحملات الإعلانية المكثفة.
جمع وتحليل المعلومات المحددة بالمؤسسة: عن طريق نظرة باحثة إلى الوراء؛ لتعين صورة المؤسسة في الماضي والعوامل التي تؤدي إلى إنشاء الصورة القائمة، ونظرة متعمقة إلى الداخل؛ لمعرفة الحقائق والآراء، التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند تعين نقاط القوة والضعف في الصورة القائمة للمؤسسة.
من أواع البحوث في المؤسسات الخيرية، بحوث تسعى في معرفة الصورة الذهنية للمؤسسة، وتهدف للتعرف على مدى معرفة الجمهور بالمؤسسة، وقدرها لديهم، ورأيهم في سياساتها.
إنَّ دور مسؤول العلاقات العامة في إعداد برامج العلاقات العامة للجمهور الداخلي، يتوقف على مدى مكانة إدارة العلاقات العامة في المؤسسة، وعلى مستوى الاعتماد على هذه الإدارة، وعلى مقدار أهمية هذه الإدارة في المؤسسة، وعلى مدى حب الإفادة من خبرة العاملين فيها، وقدرتهم على القيام بهذه الأعمال.
يُقصد بالجمهور الداخلي، جميع موظفي المؤسسة، وتنبع أهمية العناية بهيئة الموظفين، من منطلق أنهم القائمون بالعملية الإنتاجية، سواء أكان الإنتاج سلعة أم تقديم خدمة، وبرضاهم في عملهم مع المؤسسة فإنهم يعكسون عملهم، وكذلك أحاديثهم عنها في علاقاتهم الشخصية، وعلى العكس من ذلك فإن العاملين في المؤسسة المتذمرين، بإمكانهم هدم برامج العلاقات العامة من خلال أدائهم وأحاديثهم، التي من الممكن أن تترك أسوأ الآثار عند المواطنين من حولهم.
من متطلبات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية: اختيار وحجز الأماكن، توفير برنامج رعاية للمناسبة.
يجب أن يتحلى ممارس العلاقات العامة، بصفات مهارية فمن الصفات التي ينبغي أن يتحلى بها أن يكون سريعاً واسع الحيلة، مستمعاً جيداً، مجاملاً ومقبولاً، وهو في عمله وتصرفاته يجب أن لا يكون هدفه اكتساب الشهرة، وإقناع الآخرين بذكائه، كما يجب ألا يكون مولعاً في الخصام، أو مثيراً للخلافات، وأن يملك مقدرة كامله على التحكم بالنفس، ويجب أن يتحلى بأصول الإتيكيت والبروتوكول، لكي يصبح رجل علاقات عامة ناصحاً يجلب الخير إلى مؤسسته.
تعتبر المؤتمرات الصحفية من أكثر الوسائل التي تعتمد عليها العلاقات العامة، في الترويج للمؤسسة حيث أنَّها تلقى اهتمام الجميع، ومن خلالها يتم الإعلان عن كل ما هو جديد.
الجرائد والمجلات العامة: تؤدي الجرائد والمجلات العامة دوراً حيوياً، في عملية اتصال وتواصل إدارة العلاقات العامة بالمؤسسات الخيرية بجمهورها الداخلي، والخارجي على حد سواء.
التقييم القبلي: وهو الذي يهدف إلى اكتشاف الأخطاء قبل تنفيذ البرامج، حيث يتضمن إجراء الاختبارات على عينة محدودة، ممثلة للجمهور المرتقب، ودراسة مدى تأثيرها عليه، وإجراء التعديلات اللازمة قبل تعميم هذه المادة، أو نشرها على كل فئات الجمهور.
بما أنَّ للفرد مكانته الاجتماعية، ويتأثر نفسياً بمعطيعات البيئة المحيطة به، ضمن علاقاتها بتحقيق أهدافه، وإشباع حاجاته، فإنَّ المؤسسة الخيرية كالفرد تحتاج إلى تأييد اجتماعي، وقبول من قبل الجماعات التي تتعامل معها؛ حتى تحقق أهدافها سواء على المستوى الداخلي، أو الخارجي للمؤسسة، حيث على كل مؤسسة اجتماعية أن تعيّن أهدافها التي تُعَدّ الحصيلة النهائية، التي تشجع المؤسسة في تحقيقها.
بعض المؤسسات والجمعيات الخيرية، تقدم طلبات التبرع في كل آخر سنة، وبعضها الآخر يقدم هذه الطلبات على مدار العام، ولا يمكن الوصول إلى مدة مثالية لتقديم طلبات التبرع.
مسابقة البحوث: ويمكن إعلان عن مسابقة للبحوث في المناطق السكنية، حيث تحتوي على عدداً من الموضوعات، التي تخدم أهداف المؤسسة في المنطقة.
المعالجة: وهي الفعالية التي أكثر ما ترتبط بالحاسوب، وتتضمن فعالية المعالجة تحويل وتحليل جميع البيانات، وتوثّق على التعامل مع البيانات وتحويلها إلى معلومات، ويمكن تحت هذه التسمية احتواء جميع المعالجات التي تجري على المعلومات التقنية والسمعية والصورية.
إنَّ الاتصالات والمعرفة الفنية، والطرق التي تلتقي بها المكونات، تخلق الفرص للأفراد والمنظمات؛ ليصبحوا منجزين ومؤثرين وناجحين بوجه عام.
لم تنشر معظم الكتابات التي تناولت التسويق الاجتماعي بشكل واضح ومفهوم، إلى الأساس النظري الذي يقوم عليه، فيتناول فريق من الباحثين التسويق الاجتماعي على أنَّه مدخل يُستعان به في مجالات متعددة.
يحتاج ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، إلى إتقان الخطوات الأساسية للتخطيط في الأزمات، من خلال وضع الفروض التحليلية، تقييم البدائل، تكوين الخطط المشتقة، تحديد الأهداف، وتحديد البدائل والاختيار.
المرحلة الأولى الشعور بالأزمة: وتسمى المرحلة الإنذارية حيث يكون هناك عدد من الأحداث المتواترة، التي تمثل إنذاراً مبكراً بحدوث الأزمة.
من أنواع الصورة الذهنية في المؤسسات الخيرية، الصورة المرآة للمؤسسة الخيرية: وهي الصورة التي تنظر المؤسسة لنفسها من خلالها.
خلق الرضا والارتياح بين العاملين بالمؤسسة وبين العاملين بعضهم البعض، ودعم هذا الرضا والتأييد بصورة مستمرة، من أهداف برامج الجمهور الداخلي في المؤسسات الخيرية.
