دور الإدارة المهنية في تعيين الموظفين الجدد في العمل المهني

لا تعمل المؤسسات المهنية بشكل جيد بدون موظفين جيدين، وهذا يعني أن الموظف المهني هو العنصر الأساسي والرئيسي في العمل المهني، هذا هو السبب في أن عملية تعيين الموظفين طويلة ومفصلة، فإذا قامت الإدارة المهنية بالتفصيل والتحليل لعملية توظيف وتعيين الموظفين، فسنجد توظيف مرشحين ذوي جودة عالية يلتزمون ويمثلون العمل المهني بالطريقة التي تريدها الإدارة المهنية الناجحة.

دور الإدارة المهنية في تعيين الموظفين الجدد:

يتعين على المدير المهني أن يتبع العديد من الإجراءات ويقوم بالعديد من الخطوات في عملية تعيين وتوظيف الموظفين الجدد في المؤسسة المهنية التي يقوم بالعمل بها، بحيث يتمثل دور الإدارة المهنية في تعيين الموظفين الجدد في العمل المهني من خلال ما يلي:

1. تقييم الوظائف التي تحتاج إلى موظفين: تعتبر هذه الخطوة مهمة لمنع التكرار في الوظائف في المؤسسات المهنية المختلفة، بحيث يتمثل أفضل دور يمكن للإدارة المهنية القيام به هو التعامل مع العملية بعقلية لتلبية الاحتياجات المهنية، أي البحث عن أفضل شخص لسد حاجة معينة، وليس مجرد الحصول على شخص ما واستدعاء ذلك يوميًا.

2. استخدام استراتيجية التوظيف الخاصة بالإدارة المهنية: تتمثل في الطرق التي يقوم بها الإداري المهني في البحث عن موظفين عن طريق توزيع ونشر إعلانات توظيفية عن طريق العديد من الوسائل وباستخدام العديد من الاستراتيجيات، بحيث يوجد لدى الإدارة المهنية خيارات متعددة عندما يتعلق الأمر بالتوظيف، بحيث يستطيع المدير استغلال طاقات الموظفين القدامى في نشر إعلانات توظيفية بطرقهم الخاصة وبالتحديد عبر مواقع التواصل الاجتماعي، في حين أن عملية التوظيف يمكن أن تكون طويلة، إلا أن المدير المهني يرغب في التأكد من العثور على المرشح المناسب لوظيفة معينة يقوم بالتوظيف من أجلها، وهذا لا يعني بالضرورة أفضل مرشح بشكل عام، بحيث يجب على مسؤولي التوظيف ومديري التوظيف أن يأخذوا وقتهم للعثور على أفضل مرشح لهذا المنصب وعدم الاستقرار على أفضل مرشح في مجموعة المتقدمين.

3. كتابة الوصف المهني للعمل المهني: قبل نشر قائمة الوظائف المتوفرة، تحتاج الإدارة المهنية إلى التشاور مع مسؤولي العمل المهني حول المرشح المثالي للوظيفة حتى تتمكن من الحصول على فكرة جيدة عما هو مطلوب بالضبط، بحيث تبدأ عملية التوظيف بتقييم المهام المهنية التي سيتم تضمينها في الدور وبناء توصيف مهنيي ذي صلة بناءً على المهارات المهنية اللازمة لإكمال تلك  المهام المهنية، وللتأكد من أن قائمة الأدوار مطابقة تمامًا لما تحتاجه، يحب على الأشخاص اتباع أنواع أدوار معينة، لذا يجب التأكد من أن وصف المهنة مناسب للشخص الذي تبحث عنه الإدارة المهنية، ويجب أيضًا التأكد من الراتب حتى تتمكن الإدارة المهنية من ذكره في الوصف المهني وعدم تعيين مرشحين مؤهلين أو غير مؤهلين.

4. نشر قوائم الوظائف وفحص المتقدمين لها: الخطوة التالية بعد كتابة الوصف المهني المناسب هي نشره في لوحات الوظائف المختلفة، فعندما تبدأ الإدارة المهنية في اختيار موظفيها ستعلن عن هذا عادةً لاستهداف مجموعات محددة لمجموعات مهارات مهنية معينة، وبعدها يتم إرسال الطلبات، والنظر في السيرة الذاتية أولاً لاستبعاد أي شخص غير مؤهل تمامًا أو ليس ما تبحث عنه المؤسسة المهنية على الفور، وإذا لم يتم العثور على المرشح المناسب للوظيفة الشاغرة من مجموعة المتقدمين الحالية، فقد يحتاج المدير المهني إلى إعادة النظر في الوصف المهني الخاص به، وإذا كان المدير المهني لا يرى النوع المناسب من المرشحين، فعليه القيام بالتركيز حتى يرى أفضل المرشحين، ولكن بذل المزيد من الجهد في عملية التوظيف قبل تمديد العرض سيوفر للمدير المهني الكثير من الوقت على المدى الطويل.

5. مقابلة المرشحين الأكثر تأهيلاً: قبل إجراء مقابلة مع المرشحين، يتوجب منحهم إشعارًا كافيًا للتأكد من حصول الإدارة المهنية على أفضل النتائج، بحيث يفضل إبلاغ مقدم الطلب بالمقابلة مسبقًا حتى يتمكن من الاستعداد أكثر، وهذا ما يسمح للإدارة المهنية بمعرفة المتقدم بشكل أفضل ومعرفة ما إذا كان مناسبًا تمامًا للوظيفة لأنهم أخذوا الوقت الكافي للاستعداد، وبعدها يقوم المدير المهني في تضييق نطاق مجموعة المتقدمين أكثر، ثم يتابعون بجولة ثانية من المقابلات المهنية التوظيفية، وتعتبر المقابلة المهنية للتوظيف سواء كانت المقابلة شخصية أو افتراضية، تظل أهم جزء في رحلة التوظيف المهني.

6. المتابعة بعد المقابلات المهنية: تعتبر هذه الخطوة بمثابة التقييم المهني المهم للأشخاص الذين تمت معهم مقابلة التوظيف المهني الخاصة بالتعيين، ويتوقع من الإدارة المهنية في هذه الخطوة أن لا تقع ضحية لتأثير الهالة وتعمي أي نقاط ضعف محتملة، والحافظ على المنظور وأخذ كل شيء في الاعتبار ليس فقط المقابلة أو السيرة الذاتية ولكن مجمل ما يتم رؤيته في المقابلة التوظيفية المهنية، والحصول على مدخلات من الآخرين، ولكن يتوجب جعلها تقتصر على مجموعة صغيرة لتجنب هجرة الأدمغة، ومن الممكن أن تتخذ المتابعة بعد المقابلات عدة أشكال، فقد يكون الأمر بسيطًا مثل ملاحظة شكر على وقت الشخص الذي تمت مقابلته، وصولاً إلى عرض العمل المهني بشكل رسمي.

7. تمديد عرض العمل المهني: إذا تم إجراء مقابلات مع الكثير من الأشخاص ووجد مرشحين ذوي جودة عالية لهذا المنصب المهني في العمل والمؤسسة المهنية، فيتوجب من الإدارة المهنية التحرك بسرعة وعدم التأخر في اتخاذ القرار المهني في عملية الاختيار المهني لهؤلاء المرشحين للعمل المهني دون غيرهم، والتأكد من أن جميع أصحاب المصلحة إن أمكن متاحون للمقابلة وإبداء الرأي في الوقت المناسب، بحيث لا يزال الطلب على الموظفين المهرة والمميزين مرتفعًا، ويمكن أن فقدان موظفًا محتملًا لفرص أخرى إذا تأخرت الإدارة المهنية في الاختيار المهني واتخاذ القرار بالتوظيف.

يتوجب على الإدارة المهنية أن تقوم في تقديم عرض عمل لا يقاوم وخاصة للموظفين المرشحين المميزين؛ لأن أغلب هؤلاء الموظفين يطالب معظمهم وخاصة ذوي الجودة العالية بأجور أعلى ومزايا جيدة في الوظيفة التي يتقدمون لها، ومنها يتوجب على الإدارة المهنية أن تستعد لبعض المفاوضات حول الراتب ومزايا الموظفين بغض النظر عن مدى جودة العرض في اعتقادهم، ومن المهم السماح للموظف المحتمل أن يفكر في عرض المؤسسة المهنية، وإذا لم يوافق، فيتوجب التفاوض المهني بشكل يكون التفاوض دائمًا وضعًا يربح فيه الجميع.

8. إجراء فحص الخلفية: الخطوة الأخيرة التي يجب أن تضعها الإدارة المهنية في الاعتبار هي إجراء فحص للخلفية المهنية؛ من أجل التأكد من عدم وجود علامات حمراء مهمة قبل إحضار الشخص إلى مكان العمل المهني، بحيث إذا كانت الإدارة المهنية تعتقد أن المتقدم المحتمل يناسب الوظيفة التي تريدها، فيمكن إجراء فحص أمني، وهذا سيؤكد القرار الذي اتخذته الإدارة المهنية بشأن هذا الشخص المرشح للتعين في الوظيفة المهنية.

إرشادات مهنية في تعيين موظفين جدد:

يتوجب النظر في النصائح والإرشادات المهني في عملية توظيف وتعيين الموظفين الجدد، والتي تتمثل من خلال ما يلي:

• الحاجة إلى اتباع خطوات وإجراءات معينة عند تعيين موظفين جدد للعمل.

• تحديد الدور ونشر الوظيفة المهنية.

• إجراء مقابلات شخصية مع كبار المرشحين.

• الانتباه جيدًا لكل خطوة من أجل تحقيق أفضل التعيينات الممكنة.