يوجد ثلاثة من المراحل يجب على منظّمات الأعمال التي تسعى للحصول على شهادة الأيزو 9001 تطبيقها، كما يجب أن تقوم المنظّمة بتطبيقها بإتقان ونجاح لكي تحصل على الشهادة وتحقق هدفها.
خطوات الحصول على الشهادة:
1. مرحلة الاستعداد للتسجيل:
وهي مرحلة إعداد الأوضاع والعمل على التجهيز لتصبح ملائمة مع متطلبات الشهادة.
وتشمل هذه المرحلة على:
- العمل على كتابة وتوثيق إجراءات وتعليمات العمل وكتابة الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية.
- العمل على تكوين فريق عمل، مهمتها الإشراف والتنظيم والإعداد.
- القيام بوضع خطة عمل وتحديد جدول زمني يجب الالتزام به.
- اهتمام الإدارة العليا بالحصول على الشهادة.
- العمل على تجهيز دليل الجودة؛ لأنَّه يعتبر أهم مرجع رئيسي.
- القيام بإجراء التدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة في المنظّمة، كذلك التحقق من أنّها تؤدي وتُنفّذ المتطلبات.
- العمل على صياغة سياسة المنظّمة وأهدافها بناءً على طبيعة العمل.
2. مرحلة الحصول على الشهادة:
وفي هذه المرحلة يتم الحصول على الشهادة. وتتضمن هذه المرحلة على ما يلي:
- أن يتم التعاقد مع المسجّل (الشركة المرخصة) التي سوف تقوم بمنح الشهادة.
- قيام المسجل التابع للشركة المرخصة بدراسة وتحليل المستندات، كذلك القيام بمراجعة المستندات التي قامت المنظّمة على تقديمها له.
- أن تتعاون المنظّمة مع الشركة المُرخَّصة والقيام بأي تعديل أو أي إجراء تقوم بطلبه.
- تتم عملية التقييم الرسمية لنظام إدارة الجودة في المنظّمة، كذلك العمل على كشف المخالفات وعدم الالتزام بنظام إدارة الجودة.
- منح الشهادة بناءً على التوصيات المسجل وفريق العمل الذي قام بالعمل معه بالتقييم الرسمي. وإذا كان هناك مخالفات يجب على المنظّمة أن تصححها ثم تطلب إعادة التقييم. ويوجد ثلاثة أنواع من المخالفات وهي:
ملاحظات، مخالفات جوهرية ومخالفات صغيرة.
3. مرحلة ما بعد الحصول على الشهادة:
عندما تحصل المنظّمة على الشهادة، فيجب علىها أن تحتفظ بالمستوى الذي حققته عندما حصلت على الشهادة، فتقوم الشركة المانحة للشهادة بفحص نظام إدارة الجودة من خلال الزيارات.
وأنواع الزيارات التي يقوم بها المسجل:
- زيارات دورية تكون ضمن جدول زمني محدد. وفي الغالب تكون المُدّة كل 6 أشهر مرة.
- زيارات مفاجئة وهي الزيارات التي تكون دون إخبار المنظّمة عن الزيارة، حيث تكون بسبب استلام شكوى عن عيوب في المنتجات التي تقدمها المنظّمة.
