فتح المجال للراغبين بالتطوّع، يزيد من أعداد المتقدّمين للعمل كمتطوّعين، كون معظم الذين يعملون في الأعمال التطوعية هم من فئة الشباب، فيقومون بحث بعضهم البعض على المشاركة في الأعمال التطوعية، للتعرف على المجتمع وتمضية الوقت، والبحث عن وظيفة محتملة.
يُعَدّ التقييم جزءاً من منهج شامل ﻹدارة أداء كافة العاملين، ونعني في هذه الحالة المتطوعين في العمل التطوعي.
من أشكال الدعم المستمر في العمل التطوعي: عقد اجتماعات رسمية منتظمة بين الحين والآخر، يتم من خلالها مناقشة وحل مشكلات محددة يتم عرضها بشكل واضح.
ينطوي اﻹشراف الفعّال، على الدعم والتقدير وإدارة اﻷداء وتقدير المتطوعين، ويندرج كل ذلك تحت عمل ومسؤوليات مدير البرامج التطوعية، وفي بعض المؤسسات الكبيرة، يمكن تفويض أحد العاملين المسؤولين عن المتطوعين، ضمن وحدة أو مشروع للقيام بهذه المهام.
من متطلبات فريق العمل التطوعي الفعال: اعتبار أنَّ كل شرائح العاملين في الفريق، زملاء يعملون لتحقيق هدف مشترك.
إنَّ سلوك كل المتطوعين، والعاملين بأجر، وأعضاء مجلس اﻹدارة، وكبار المديرين تجاه بعضهم البعض، يؤثر على ثقافة المؤسسة وينعكس على ممارساتها.
إنَّ النظرية التبادلية هي من النظريات التي حظيت بأهمية ومتابعة لتطويرها، حيث أنَّ الكثير من الباحثين المختصين، وسَّعوا إطارها لتحتوي على المستويات البنائية والثقافية في المجتمع، والعلاقة التبادلية بين الفرد والمجموعة، وبين المجموعات بعضها مع بعض، والتي تعتمد على اﻷنماط والقيم الاجتماعية السائدة في المجتمع.
امتدّ مجال العمل التطوعي ليحتوي على العديد من المجالات، التي لم تكن لها اعتبار أو أهمية منذ القدم، نظراً لتطور وضوح العمل التطوعي، وتوسيع اﻷهداف والغايات في العمل التطوعي، وزيادة الاحتياجات الجديدة، التي نشأت مع تطور الحياة في مختلف أبعادها.
تكمن أهم عوامل نجاح المؤسسات في العمل التطوعي في الرغبات الصادقة من المتطوعين عند قيامهم بالعمل التطوعي، وأيضاُ في وضع الأهداف، أي يجب أن تكون أهداف المؤسسة التطوعية مبنية على الوضوح.
ظهر في الأعوام اﻷخيرة في العمل التطوعي، اتجاهاً تطوعياً أخذ في الصعود، حيث يتمثل في نشاط المتطوعين الذين يسافرون خلال عملهم التطوعي بما يُسمى السياحة التطوعية.
تتنوع دوافع الأشخاص الراغبين في التطوع باستمرار، فالقليل من متطوعي اليوم يستمر في العمل في مؤسسة واحدة مدى حياته، وهناك الكثير من مؤسساتنا التقليدية، التي تعودت على استخدام هذا النوع من المتطوعين طويلي اﻷجل، نقصاً في عدد اﻷعضاء المتطوعين لديهم بلا أدنى شك.
ينبغي أن تكون إدارة برامج العمل التطوعي متلائمة، ليس فقط مع قيم اﻹدارة، بل مع قيم التطوع إيضاً. لكي يتم ضمان توافق القيم مع تحقيق اﻷهداف، يلزم الأمر أحياناً التوازن بين ما نرغب في تحقيقه وبين ما يمكن تحقيقه، مثلاً قد ننظر إلى اﻹجماع التام كقيمة تستحق السعي وراءها، ولكن قد يتطلب ذلك سلسلة طويلة ومملة من الاجتماعات التي لا تنتهي إلى قرار معين، ففي مثل هذه الظروف، ينبغي تبني سياسة مختلفة لاتخاذ القرار، مع مراعاة عدم إغفال المداولات المهمة.
يحدث النزاع عندما تختلف الاحتياجات ووجهات النظر والسلوكيات، وكذلك عندما تختلف القيم بين اﻷفراد والجماعات، وإذا تمَّ تناول النزاع بشكل جيد، فإنَّه يمكن أن يؤدي إلى تحليل مناسب للموقف، من قبل كافة الأفراد المعنيين، ويؤدي كذلك إلى توضيح الأفكار، وهو الأمر الذي من شأنه أن يؤدي في النهاية إلى تحقيق نتائج مفيدة جديدة.
لا يجب أن نخلط بين التفويض، واستغناء الشخص عن وظيفة لا يحبها أو يعتبرها مجهدة، فباﻷحرى يشتمل التفويض على تكليف مقصود للآخرين بمهمة، أو تفويض جزء من عمله لشخص آخر أو مجموعة أخرى، ولكن المسؤولية النهائية ستكون على عاتق مدير البرامج التطوعي.
يتمثل التطوع من أعمال الخير التي تقدّم للآخرين، بغض النظر عن العمر أو النوع أو مستوى المهارة أو الثقافة أو الجهود الجسمية والفكرية.
نظراً لأهمية اﻷنشطة الخيرية في المجتمع؛ فإنَّ الدولة تقوم على رعاية العمل التطوعي، وتهتم وتركز عليه، كما تقوم على مساندته، وتؤكد على أهمية العمل التطوعي، وتُبرِز على أنَّ العمل التطوعي له مكانته في التنمية الاجتماعية.
من الجانب النفسي تعتبر المسؤولية الاجتماعية عبارة عن احتياجات اجتماعية، بحيث أنَّ المجتمع بكامله بحاجة إلى الشخص المسؤول اجتماعياً وقانونياً ومهنياً، كما يُعَدّ الشخص المسؤول اجتماعياً صاحب أهمية أكثر في المجتمع، كونه هو المسؤول عن نفسه.
إنَّ إيقاف الجرائم والانحرافات والعمل على الوقاية منهما، هو واجب الجميع، لذلك يجب علينا حثّ وترغيب أفراد المجتمع عن طريق التطوع، للتآزر والتعاون بينهم، والعمل على مقابلة الجرائم بشتى أنواعها وأشكالها وعدم انتشارها.
تتيح شبكة الإنترنت للمؤسسات والأفراد الفرصة؛ لبناء مواقع خاصة بهم، يتم إعداده وتصميمه على أيدي متخصصين؛ حيث تتضمن المؤسسة وتاريخها، ونشاطها وتطورها وخدماتها، وكيفية الاتصال بها، والاستفادة من خدماتها باستخدام خدمة الإنترنت.
جمع المعلومات والبيانات: إن التخطيط العلمي للحملات الإعلامية، لا بدّ وأن يبدأ بالبحث، وجمع المعلومات، فالبحث هو حجر الأساس الذي يبنى فوقه كافة الجهود الإعلامية، وهو الضمان الرئيسي، لنجاح أي مرحلة إعلامية متواصلة، تبدأ مع بداية الحملة الإعلامية، وتتداخل في كل مرحلة من مراحلها حتى نهايتها.
التوظيف هو وضع الشخص المناسب في المكان والوظيفة المناسبة، والتأكد من أنَّ هذه المطابقة ستقدّم خدمات عالية الجودة، مع تلبية احتياجات متلقي الخدمة والمتطوع والمؤسسة.
عند البدء بعملية التصميم الوظيفي، من المفيد أن نسأل أنفسنا واﻵخرين المشاركين عدة أسئلة، للتأكد من الاحتياجات الحالية والمستقبلية، حيث سيشجعنا ذلك على التفكير الابتكاري، بخصوص الخبرة المطلوبة من المتطوع، ممَّا يؤدي إلى التنوع والتوسع في البرامج الحالية أو إنشاء برامج جديدة.
يجب على المؤسسات إبداء اهتمام خاص بكل جوانب العمل التطوعي التي تتعلّق بالمصروقات الرئيسية وغير الرئيسية، وأن يكون لها موقف واضح حياله، حيث أنَّ تعويض المصروفات التي تمَّ دفعها من قِبَل المتطوع، هو أمر يجب أن يُحسب ضمن ميزانية قسم المتطوعين، حيث ستكون التكلفة للمؤسسة بسيطة مقارنة بإسهامات المتطوعين.
لا يمكن التنبؤ بالعواقب أو تفاديها، لذا فهناك مستوى آخر من الحماية، يجب أن توفره المؤسسات لمتطوعيها، في حالة حدوث ضرر أو فقدان أو إصابة مباشرة، فالمؤسسات التي ليس لديها غطاء تأميني، تُعرض نفسها لخطر كبير، ألا وهو مقاضاتها بما يضطرها، لدفع مبالغ تعويضية باهظة.
يمكن تحديد وقت محدد لتقييم البرنامج في الخطة الاستراتيجية، حيث يكون مفيداً للغاية أن يكون البرنامج التطوعي قادراً على تطبيق اﻹطار الزمني المحدد في الخطة متى كان ذلك ممكناً.
مع زيادة الاعتراف بالعمل الذي يقوم به مدير البرنامج التطوعي في المؤسسة، من المحتمل أن تكون هناك زيادة مماثلة في كمّ العمل المطلوب إنجازه، مثلاً يتعين تقديم تقارير أكثر، كما قد يتعين الوفاء بالمزيد من المتطلبات القانونية، حيث سوف يكون هناك زيادة في عدد الاجتماعات التي يجب حضورها.
بينما لا يمكن تحقيق الكثير من الإنجازات، دون وجود عاملين مَهرة وملتزمين، أيضاً ستكون فعالية تلك الإنجازات محدودة دون وجود دعم مالي.
يعتبر التخطيط أحد الوظائف الرئيسية لممارسي العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، فلا يمكن بأي حال من الأحوال ممارسة أنشطة العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية بفاعلية، دون وجود برامج مخططة، ومدروسة للعلاقات العامة، وتبتعد عن العشوائية، والارتجالية.
بعض المؤسسات الخيرية توكل نشاطات العلاقات العامة ﻷحد المسؤولين في الجهاز الإداري، غالباً ما يكون ذلك المسؤول هو المدير التنظيمي للمؤسسة.
يمكن التواصل مع المجتمع والجهات الإعلامية الأخرى،من خلال قنوات إعلامية ورسائل مبتكرة، ونشرات ومواقع، لعرض الأخبار والإنجازات الخاصة بالمؤسسات التطوعية.
