الخطب الرسمية: تُعَد الخطب الرسمية في حالة حضور متحدثين مؤثرين، أسرع الوسائل لإرسال المعلومات إلى جماهير العلاقات العامة، المكونة من جماعات صغيرة، كما أنه يمكن تحديد مضمون الخطبة، ليناسب كل جمهور على حدة، إذا دعت الضرورة إلى ذلك.
العمل الخيري علم له قواعد واضحة، وفن له شعور ومهارات، فالمميزون في تسويق المشاريع الخيرية، يمتلكونها من خلال الممارسة والتدريب وتوظيف إمكاناتهم وجهودهم.
الجانب الإداري: من خلال الهيكل الإداري الجيد المعتمد على أنظمة الإدارة الحديثة، ومسؤولية الأشخاص وأسلوب اتخاذ القرار، وتوظيف الكفاءات البشرية المتمكنة والخبيرة والمخلصة، والاعتماد على الموظفين والتقليل ما يمكن من المتعاونين.
من مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيريةالتزويد، ويشمل اختيار وطلب المواد المتنوعة، التي تحتوي على المعلومات المطلوبة واستلامها.
يمكننا عمل هيكل تنظيمي ﻷي مؤسسة سواء كانت من خلال اتخاذ بعض الخطوات، التي من شأنها أن تسهّل العمل الخيري التطوعي.
تقوم اللجان الإدارية في المؤسسات التطوعية، بالعمل الإداري والبحث، ولا يستهدف عمل أنشطة مباشرة.
نجاح الاجتماعات، سبب كبير لنجاح المؤسسة وأعمالها، ويحتاج رؤساء الاجتماعات بعض الأفكار، لتطوير قدراتهم على إدارتها.
لا شك أن امتداد المؤسسات الخيرية والتطوعية، أصبح من المقاييس التي يقاس بها تقدم المجتمع وتطوره.
لم يعد العمل الخيري اليوم مقتصراً على طلب المساعدات المالية فقط، بل تعدى ذلم إلى أن يكون عملاً منظماً شاملاً يحتوي على مختلف الأنشطة الاجتماعية.
إن حاجتنا للتخطيط في العمل الخيري تنبع من رغبتنا في تحقيق الآتي: معرفة من نحن؟ وما هي الأمور التي نريد الوصول إليها في العمل الخيري؟ ووضوح الرؤية.
جمع المعلومات: وتتضمن مجموعة من الأنشطة، وهي تسجيل من خلال تدوين البيانات كأحداث ومعاملات وغيرها من الظواهر التي تحدث، حيث تشاهد داخل أو خارج المؤسسة، وترميز البيانات ويتم ذلك باستخدام مجموعة من الأساليب، لاختصار البيانات وتحويلها إلى شكل رمزي، وتصنيف البيانات، وتقنية البيانات، ومن ثمَّ تحويل البيانات، وتتم عملية التحويل من وسيط إلى وسيط آخر، وهي عملية لا تغير من طبيعة البيانات.
يلجأ المتحدث الرسمي لمجموعة من الاستراتيجيات، للرد على ما ينشر أو يذاع في وسائل الإعلام، ومن المهم قبل عرض هذه الاستراتيجيات أن نؤكد على ضرورة دراسة الموقف قبل اختيار الاستراتيجية المناسبة.
يمكن تنفيذ برنامج التسويق بالجمعيات الخيرية العاملة في مجال التوعية عن الفيروسات والأمراض؛ مثل جمعيات أصدقاء المرضى من خلال عناصر المزيج التسويقي.
يجب على ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، أن يتقن الأسس التي تَمرّ بها علمية تنظيم المناسبات الخاصة، فهناك أسس ينبغي أن تكون واضحة في ذهنه، عن أي عقود مناسبة قبل الإعداد لها.
تصل وسائل الإعلام الجديد إلى جماهير كثيرة، ومختلفة في الموقع الواحد، مثلاً قد يستخدمه الملايين.
توجّه هذه البرامج لجميع الأفراد الذين يعملون في المؤسسة، بغض النظر عن طبيعة أعمالهم ومواقعهم التنظيمية، كونهم عنصراً فعّالاً ومهماً فيها.
جمع المعلومات والبيانات: إن التخطيط العلمي للحملات الإعلامية، لا بدّ وأن يبدأ بالبحث، وجمع المعلومات، فالبحث هو حجر الأساس الذي يبنى فوقه كافة الجهود الإعلامية، وهو الضمان الرئيسي، لنجاح أي مرحلة إعلامية متواصلة، تبدأ مع بداية الحملة الإعلامية، وتتداخل في كل مرحلة من مراحلها حتى نهايتها.
هناك فوائد تتحقق من وراء برامج العلاقات العامة، فهي تعمل على ازدياد الفرص لنجاح المؤسسة، ومن ثمَّ توفير ظروف العمل واستطاعته، والاهتمام بالموظف كإنسان له احتياجاته ومتطلباته العديدة، من ترويح ورعاية صحية وثقافية واجتماعية، داخل العمل وخارجه.
إن من أسرار النجاح في العمل، هو عدد الأشخاص الذين يمثلون الإدارة، كلٌ حسب تخصصه المطلوب منه.
نجد نشأة مهنة الخدمة الاجتماعية وتطورها منذ بداية القرن العشرين، حتى فترة الحرب العالمية الثانية، أن البذور الأولى لمهنة الخدمة الاجتماعية.
من النصائح لمقدمي الخدمات الخيرية: العمل على الاستفادة من شكاوي المتبرعين، وتحويل القول إلى عمل والكلمات إلى خطوات.
إن الهدف من العقوبة الإصلاح، الخوف من أن يكون إيقاع العقوبة بالعمل التطوعي سبباً في الابتعاد عنها.
حتى نوكل بعض الموظفين لتحقيق الوظائف المرسومة، أو المشاركة في بعض أقسام العمل، يجب التعرف على بعض الوسائل التي تمكننا في إدراك وفهم الشخصيات واكتشافها.
من متطلبات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية: اختيار وحجز الأماكن، توفير برنامج رعاية للمناسبة.
يجب أن يتحلى ممارس العلاقات العامة، بصفات مهارية فمن الصفات التي ينبغي أن يتحلى بها أن يكون سريعاً واسع الحيلة، مستمعاً جيداً، مجاملاً ومقبولاً، وهو في عمله وتصرفاته يجب أن لا يكون هدفه اكتساب الشهرة، وإقناع الآخرين بذكائه، كما يجب ألا يكون مولعاً في الخصام، أو مثيراً للخلافات، وأن يملك مقدرة كامله على التحكم بالنفس، ويجب أن يتحلى بأصول الإتيكيت والبروتوكول، لكي يصبح رجل علاقات عامة ناصحاً يجلب الخير إلى مؤسسته.
تُعَدّ وظيفة التنظيم للمناسبات الخاصة من أبرز المهام التي تقوم بها إدارة العلاقات العامة في المؤسسة الخيرية، إذ أنَّ دورها لا يتوقف على تنظيم المناسبة فحسب، بل يتجاوز ذلك من خلال القيام بدور مهم في بناء، أو تعزيز صورة ذهنية جيدة.
تعتبر المؤتمرات الصحفية من أكثر الوسائل التي تعتمد عليها العلاقات العامة، في الترويج للمؤسسة حيث أنَّها تلقى اهتمام الجميع، ومن خلالها يتم الإعلان عن كل ما هو جديد.
من المهم معرفة اسم المؤسسة، لجميع المناطق السكنية، حيث معرفة اسم المؤسسة، سيعطي الفضول المناسب، للبحث عن طبيعة عملها، وكيفية الانتفاع منها.
التقييم القبلي: وهو الذي يهدف إلى اكتشاف الأخطاء قبل تنفيذ البرامج، حيث يتضمن إجراء الاختبارات على عينة محدودة، ممثلة للجمهور المرتقب، ودراسة مدى تأثيرها عليه، وإجراء التعديلات اللازمة قبل تعميم هذه المادة، أو نشرها على كل فئات الجمهور.
إن الهدف من هذه اللجنة، هو تطوير كفاءات أفرد المنطقة السكانية، في جوانب عديدة، بدايةً من تطوير كفاءات إدراية للمركز الاجتماعي.
