إدارة الوقت في العمل المهني

من أهم أسس النّجاح المهني وأسس الرضا الوظيفي وأسس الابتعاد عن الاكتئاب والاحتراق المهني، قيام الفرد بتنظيم وقته سواء داخل العمل أو خارج العمل.

ماذا نقصد بإدارة الوقت

إدارة الوقت: يُقصد به قيام الفرد بترتيب أهدافه ومهامه بطريقة تجعلها أكثر تنظيم، بحيث يُرتب الفرد مهامِه حسب الأولويات فيقوم بوضع وقت مُحدد للقيام بالأعمال حسب الجهد المبذول، ويختلف تنظيم الوقت من شخص لآخر من حيث مهارة الشخص نفسه، ومن حيث المهام والأولويات التي سيقوم بها الفرد.

إدارة الوقت هي عملية تخطيط وتنظيم الوقت المتاح بشكل فعال لتحقيق أقصى استفادة منه. وهي تتضمن تحديد المهام، وتحديد أولوياتها، وتخصيص الوقت المناسب لكل مهمة، والالتزام بالجدول الزمني المحدد.

أهمية إدارة الوقت في العمل المهني

يُعَدّ تنظيم الوقت في العمل من أهم الأمور التي يجب على الفرد أن يقوم بها؛ وذلك ليكون الفرد أكثر راحة في قيامه بالعمل، لذلك تأتي أهمية تنظيم الفرد للوقت في العمل من خلال ما يلي:

• يكون عمل الفرد أكثر تنظيم وترتيب، وذلك من خلال التخطيط المُناسب للمهام وللأهداف المهنية.

• يوفر الفرد الذي يقوم بإدارة الوقت الكثير من التعب والوقت، بحيث يقوم بمهامه بالترتيب وبالوقت الذي حدده لها.

• تكون الاضطرابات والصعوبات المهنية أقل، وذلك لأنَّ الفرد يقوم بمهامه بشكل مرتب ومُنظّم ولا يجعلها متراكمة عليه.

• زيادة الإنتاجية للفرد، لأنَّ الفرد يكون على معرفة بماذا يقوم وما الذي سيقوم به.

• يكون الفرد دقيق في عمله ونسبة الخطأ ضئيلة، ويكون الفرد مُلتزم بمواعيد العمل سواء الحضور أو المغادرة أو الغياب عن العمل.

تقنيات إدارة الوقت الفعالة

• تحديد الأهداف: حدد أهدافك قصيرة المدى وطويلة المدى، وقم بتقسيمها إلى مهام أصغر.

• وضع جدول زمني: قم بوضع جدول زمني يومي أو أسبوعي يوضح المهام التي يجب إنجازها والوقت المخصص لكل منها.

• تحديد الأولويات: قم بترتيب المهام حسب أهميتها وعاجلتها، وركز على إنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً.

• تجنب المشتتات: حاول العمل في بيئة هادئة وخالية من المشتتات، مثل الهاتف المحمول أو وسائل التواصل الاجتماعي.

• التفويض: لا تحاول القيام بكل شيء بنفسك، فوض بعض المهام لزملائك في العمل.

• الراحة والاسترخاء: خصص وقتًا للراحة والاسترخاء، فهذا يساعد على زيادة إنتاجيتك على المدى الطويل.

تحديات تواجه إدارة الوقت

• ضغط العمل: قد يؤدي كثرة المهام والضغط الزمني إلى صعوبة في إدارة الوقت.

• المشتتات التكنولوجية: تشتت التكنولوجيا انتباهنا عن العمل، مما يجعل من الصعب التركيز على المهام.

• عدم القدرة على القول لا: قد يصعب على بعض الأشخاص رفض طلبات الآخرين، مما يؤدي إلى زيادة عبء العمل.

نصائح لإدارة الوقت بفعالية

• استخدم أدوات إدارة الوقت: هناك العديد من التطبيقات والأدوات المتاحة لمساعدتك في إدارة وقتك، مثل تقويم جوجل، وأسلوب بومودورو.

• راجع جدولك الزمني بانتظام: قم بمراجعة جدولك الزمني بانتظام للتأكد من أنك تسير على الطريق الصحيح.

• كن مرنًا: قد تحتاج إلى تعديل جدولك الزمني من وقت لآخر لتناسب الظروف المتغيرة.

إدارة الوقت هي مهارة يمكن تعلمها وتطويرها. من خلال تطبيق هذه التقنيات والاستراتيجيات، يمكنك تحسين إنتاجيتك وتقليل التوتر وتحقيق التوازن بين حياتك المهنية والشخصية.