آليات العمل التطوعي.

إنَّ من مهام الإدارة، القيام بعمل عدد من اللجان الإدارية، التي تشكّل العمل الإداري بالمؤسسة التطوعية.

هناك بعض الخطوات الأساسية المتّبعة في المؤسسات التطوعية والتي يجب القيام بها، لتقليل نسبة الأخطاء العملية والإجرائية والإدارية المتبعة.

تقييم الوضع الحالي: يجب على رجل العلاقات العامة أن يفهم الوضع الحالي للمؤسسة وسياستها وأهدافها، حتى يتمكن من تحديد هذه الاتجاهات والمواقف، فلا بّد من دراستها عن طريق عدة وسائل وأساليب منها الملاحظة، أو استطلاعات الرأي، أو البحث المكتبي.

لا يمكن التنبؤ بالعواقب أو تفاديها، لذا فهناك مستوى آخر من الحماية، يجب أن توفره المؤسسات لمتطوعيها، في حالة حدوث ضرر أو فقدان أو إصابة مباشرة، فالمؤسسات التي ليس لديها غطاء تأميني، تُعرض نفسها لخطر كبير، ألا وهو مقاضاتها بما يضطرها، لدفع مبالغ تعويضية باهظة.

بينما لا يمكن تحقيق الكثير من الإنجازات، دون وجود عاملين مَهرة وملتزمين، أيضاً ستكون فعالية تلك الإنجازات محدودة دون وجود دعم مالي.

ظهر في الأعوام اﻷخيرة في العمل التطوعي، اتجاهاً تطوعياً أخذ في الصعود، حيث يتمثل في نشاط المتطوعين الذين يسافرون خلال عملهم التطوعي بما يُسمى السياحة التطوعية.

يمكن التخلص من أغلب المخاطر المؤثرة على الصحة والسلامة المهنية للمتطوعين، وبقية المخاطر يمكن إدارتها، للتقليل من حدوثها وللتقليل من آثارها السيئة، التي قد تترتب عليها، حيث يتم توضيح هذه المسؤوليات والمتطلبات الخاصة بإدارة المخاطر، من خلال التقليل منها في وثيقة خاصة بالصحة والسلامة المهنية، وكذلك من خلال سياسات المؤسسة، وإجراءاتها التي بُنيت على هذه الوثيقة.

هناك العديد من الأطراف المهمة في عملية مشاركة المتطوعين، من أبرزهم أعضاء مجلس اﻹدارة، الذين يحددون اتجاهات المؤسسات غير الربحية، باﻹضافة إلى الإدارة العليا في كل من الوزارات الحكومية والمؤسسات الربحية، التي تحتوي على متطوعين، من خلال تحديد مواقعهم ودعمهم بشكل كامل، وزيادة جهود المتطوعين.

إنَّ إيقاف الجرائم والانحرافات والعمل على الوقاية منهما، هو واجب الجميع، لذلك يجب علينا حثّ وترغيب أفراد المجتمع عن طريق التطوع، للتآزر والتعاون بينهم، والعمل على مقابلة الجرائم بشتى أنواعها وأشكالها وعدم انتشارها.

نظرية الدور في العمل التطوعي تهتم بأدوار الأفراد الذي يقضيها في نشاطاته، أو في أعماله التطوعية، باعتبار الدور هو أحد عناصر التفاعل الاجتماعي، وهو أنماط متكررة من خلال الممارسة التي يكسبها، بحيث ينفّذها اﻷشخاص في مواقف مُحددة، وهذا يوضح الدور المهم الذي يُحققه المتطوع في تنشيط اﻷعمال التطوعية، والنهوض بمساعدته لسدّ احتياجات اﻷفراد والجماعات.

هناك مجموعة من القرارات البارزة التي تنتجها العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية ومنها: الفكرة الرئيسية وراء الحاجة ﻹنتاج إعلامي وارتباط ذلك بهدف المؤسسة.

تقوم اللجان الإدارية في المؤسسات التطوعية، بالعمل الإداري والبحث، ولا يستهدف عمل أنشطة مباشرة.

عند قيامنا بتجهيز قاعدة بيانات متكاملة، لعمل خريطة العمل التطوعي، يجب علينا معرفة حجم التطوع، وحاجات المجتمع من التطوع والمتطوعين.

مؤسسات الخدمة الاجتماعية: وهي التي تهتم بالأسرة والطفولة، والأيتام، والمعاقين، والمسنين، والمدمنين، والسجناء، والأحداث.

يُعَدّ العمل التطوعي من أهم مقومات التنمية الاجتماعية والاقتصادية، في أي مجتمع من المجتمعات، بل يعتبر من أهم مقومات التنمية بمفهومها الكامل، لهذا يجب تنشيط العمل التطوعي في أي مجتمع وتعزيزه.

يتباين المتطوعون في فترات عملهم بصورة كبيرة، فمنهم من يتطوع يوماً كل أسبوع أو كل أسبوعين أو كل شهر، وذلك يُمثل تحدياً حقيقياً لضمان التواصل الفعّال بين المتطوعين وزملائهم في العمل من جهة، والمتطوعين والمؤسسة من جهة أخرى.

يؤكد الأخصائيين في هذه النظرية الوظيفية، على وظائف العلاقات المتداخلة في شبكة العلاقات الاجتماعية التي تحيط بالأفراد، والتي تقوم على إعانته في اﻷوقات الصعبة التي يُصادفها في بيئته، وتقوم هذه النظرية الوظيفية في العمل التطوعي على تعزيز الأنماط الأدائية المتداخلة في شبكة هذه العلاقات، والعمل على زيادة مصادر العمل التطوعي لدى اﻷفراد.

يُعَدّ التقييم جزءاً من منهج شامل ﻹدارة أداء كافة العاملين، ونعني في هذه الحالة المتطوعين في العمل التطوعي.

دور مدير البرامج التطوعية في التخطيط والتنظيم، يتضمن تحليل الحقائق والعوامل المرتبطة بضم المتطوعين إلى المؤسسة، والتي يجب أخذها في عين الاعتبار خلال عملية التخطيط.

يحتاج العاملون الجدد إلى معلومات أساسية، عن الوظيفة والبرنامج التطوعي والمؤسسة التي سيعملون بها، حيث يعتبر البرنامج التعريفي قد بدأ بالفعل إلى حدّ ما، من خلال عمليتي التوظيف واختيار المتطوعين، ولكن من المهم تطبيق برنامج توجيهي منظم لفهم المؤسسة، وليتم أداء الوظيفة على أكمل وجه، بالإضافة إلى تطوير التزام المتطوع اتجاه المؤسسة.

تعمل العلاقات العامة في المؤسسات الاجتماعية، على تنمية العلاقات مع المؤسسات والجماعات الأخرى الموجودة في المجتمع، وتزويدهم بالمعلومات الضرورية فيما يخص المجتمع والعمل الخيري، ووضع الحقائق عن طريق مكتب الإعلام والنشرات والملصقات، كما تعمل على إقامة علاقات جيدة، مع معاهد التدريب حتى يتسنّى تدريب موظفيها، حيث تساعد العلاقات العامة، على تكوين الرأي العام في المجتمع الذي نعيش فيه، وذلك بإعطائه جميع المعلومات ليكون رأيه مبنياً على حقائق لصالح المؤسسة المعنية.

التوظيف هو وضع الشخص المناسب في المكان والوظيفة المناسبة، والتأكد من أنَّ هذه المطابقة ستقدّم خدمات عالية الجودة، مع تلبية احتياجات متلقي الخدمة والمتطوع والمؤسسة.

عند البدء بعملية التصميم الوظيفي، من المفيد أن نسأل أنفسنا واﻵخرين المشاركين عدة أسئلة، للتأكد من الاحتياجات الحالية والمستقبلية، حيث سيشجعنا ذلك على التفكير الابتكاري، بخصوص الخبرة المطلوبة من المتطوع، ممَّا يؤدي إلى التنوع والتوسع في البرامج الحالية أو إنشاء برامج جديدة.

أصبحت الفحوصات الجنائية أحد المتطلبات الرئيسية لدى العديد من المؤسسات، مثل المستشفيات ودور الرعاية والمؤسسات العاملة مع الأطفال والمراهقين والمعاقين، بل أصبحت جزءاً رئيسياً من واجبنا نحو المستفيدين.

يجب على كل مؤسسة، أن تهتم بمن فيها من أفراد، سواء كانوا عاملين بأجر، أو متطوعين أو حتى عملاء، فلكل قطاع له قوانينه الخاصة في مجال الصحة والسلامة المهنية، ويشير بعضها بشكل خاص إلى المتطوعين والعاملين بأجر، لذا كان من الضروري فهم تلك القوانين وتطبيقها، بشكل متوازي مع قوانين المؤسسة وسياساتها وإجراءاتها.

بقي النقاش مستمراً ﻷعوام حول استخدام كلمة "إدارة" للتعبير عن عملية اﻹشراف على المتطوعين.

يُعَدّ التدريب المنهجي والتطوير فرصة لمدراء برامج العمل التطوعي، للحصول على قدر كبير من المعرفة، كما توجد في العديد من الدول، شهادات معتمدة ودبلوم يمكن الحصول عليها من خلال التعليم عن بُعد، ويمكن الحصول على المزيد من التفاصيل من خلال مراكز العمل التطوعي.

عمل قائمة بمجموعة المهام التي يجب أداؤها، خلال تقييم الاحتياجات من المتطوعين من مهام مدير البرامج التطوعية في التوظيف.

يُعَدّ تحليل الاتجاهات الاجتماعية في التطوع، من أهم الخطوات اللازمة في العملية التطوعية، لما لهذه الاتجاهات من أثر على البرنامج التطوعي، وعلى التوظيف ودرجة النجاح في جذب المتطوع المناسب للعمل في البرامج التطوعية، ويجب وضع الاتجاهات الديموغرافية في الاعتبار، أثناء تصميم الوظائف والبرامج للمتطوعين، أو من خلال الاستعانة باﻹحصاءات التي تخصّ هذا الشأن.

يتمثل التطوع من أعمال الخير التي تقدّم للآخرين، بغض النظر عن العمر أو النوع أو مستوى المهارة أو الثقافة أو الجهود الجسمية والفكرية.